¿ Que Hacen los Grupos y Convenciones en un Hotel ?

Funciones del Departamento de Grupos y convenciones

¿Alguna vez has asistido a una convención con eventos, catering y exhibiciones o puestos de venta? Lo más probable es que todos estos elementos que conforman la convención fueron reunidos por los Grupos y Convenciones en un hotel, es un equipo de trabajo coordinado por el Gerente de Servicios de la convención.

Estos Gerentes trabajan para Hoteles o Centros de Convenciones sirviendo de enlace con grupos que planeen realizar grandes eventos.

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Si actualmente estás estudiando para obtener un título en planificación de eventos, hospitalidad u otra área relacionada, sigue leyendo y obtén más información sobre el papel de los directores en entornos de convenciones.

¿Sabes quien Organiza los Grupos y Convenciones en un Hotel?

Un Director de Grupos y Convenciones es el que esta arriba en el organigrama, a quien también se puede denominar comúnmente Gerente de Servicios de Convenciones, desempeña un papel importante en la industria Hotelera y en los congresos, es el que lleva toda la organizacion.

Como profesional, líder a cargo de coordinar los grupos y convenciones en un hotel, el Director debe trabajar con varios departamentos diferentes y sincronizar las necesidades de los empleados dentro de cada equipo, así como las necesidades de los clientes y sus caracteristicas dentro de los eventos.

Los Gerentes de Servicios de Convenciones ayudan a coordinar reuniones, convenciones y otros eventos especiales que se llevan a cabo en los espacios del Hotel. Estos profesionales trabajan para sincronizar las necesidades del grupo que planifica el evento y el personal del hotel donde se realiza el evento.

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Funciones que Desempeña un Gerente de Servicios de Convenciones

Los Directores o Gerentes de Servicios de Convenciones están a cargo de dirigir la planificación del evento, específicamente en un ambiente de convención, un director está a cargo de coordinar los servicios para los grupos y convenciones en un hotel.

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Algunas de las funciones incluyen:

• Reservar salas de conferencias;
• Reservar equipos de video o audio;
• Organizar servicios de banquetes o catering;
• Planificar cualquier cambio en la configuración del espacio para eventos (diseñar el espacio para los eventos);

• Es responsable de cualquier necesidad de alimentos y bebidas
• La función principal del trabajo del gerente de servicios de convenciones es garantizar que todos los eventos se ejecuten según lo planeado.

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Requisitos de un Gerente de Servicios de Convenciones

Un título en hotelería, administración de restaurantes o administración de hoteles puede prepararte para una carrera como Gerente de Servicios de Convenciones. Sin embargo, los requisitos de educación específicos pueden variar según el empleador.

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Algunos pueden buscar candidatos para trabajos que tengan títulos de licenciatura, otros pueden requerir títulos de asociado y otros pueden requerir solo experiencia laboral en un hotel. Algunos empleadores pueden buscar títulos en especializaciones específicas, mientras que otros buscan certificaciones y cursos en el área.

Los gerentes de servicios de convenciones generalmente son contratados por un centro de convenciones u hotel y trabajan con los planificadores de eventos para que coincidan las comodidades de las instalaciones con las necesidades del planificador. Por lo general, tienen una licenciatura en un campo relacionado y tienen experiencia en organización de eventos.

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Candidato para Gerente de Grupos y Convenciones

No cualquiera puede trabajar en la planificación de eventos a este alto nivel. Si puedes mantener la calma frente al estrés y estar extremadamente motivado y organizado, es muy probable que puedas aprender lo que necesitas saber para trabajar en la gestión de convenciones.

Algunos hoteles ofrecen programas de capacitación gerencial para empleados experimentados que demuestran potencial de liderazgo y buenas habilidades con las personas. A los alumnos se les puede otorgar el título de asistente, y se les puede exigir que trabajen en diferentes áreas del hotel para ganar experiencia.

Para tener éxito, debes ser un comunicador talentoso, un profesional, un solucionador de problemas naturales, y altamente flexible. Todo lo demás que necesitas se puede aprender.

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Gerente de Servicios de Convenciones y sus Deberes Laborales

Un director de convenciones realizará diariamente una amplia variedad de tareas. Están a cargo de reunirse con los posibles clientes que deseen organizar un evento en el lugar para discutir sus necesidades. Luego redactarán los contratos y los acuerdos para que el cliente conozca los términos y condiciones y los servicios que se proporcionarán.

Para garantizar que todos los miembros del personal estén preparados para el evento, celebrarán reuniones con todos los jefes de otros departamentos del hotel para coordinar cualquier evento planificado. Los gerentes de servicios de convenciones monitorean eventos y abordan problemas inesperados a medida que surgen para asegurarse de que las convenciones resulten según lo planeado.

¿Que Debe Ofrecer un Hotel para ser un Centro Exitoso de Reuniones, Grupos y Convenciones?

Algunas cosas no han cambiado en el negocio de la convención, como incluir muchos servicios en el acuerdo. Lo que ha cambiado es el tipo de servicios. Todos los grupos y convenciones esperan WI-FI gratis y un espacio de cortesía para una comida, aunque esto siempre depende del número de personas que asisten a la convención y en consecuencia de los ingresos incidentales que recibirá el hotel.

El creciente número de dispositivos portátiles y dispositivos conectados está aumentando la demanda en las redes hoteleras, por lo que contar con Wi-Fi confiable es crucial para estos eventos.

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Algunos Hoteles para Convenciones en México

Los hoteles para grupos y convenciones en México, son de clase mundial y muy diversos, entre los que podemos citar se encuentran:

• Hyatt Regency Ciudad de Mexico, con 25 salas para reuniones
• Camino Real Pedregal Mexico, con 8 salas para reuniones
• Hilton Ciudad de Mexico Santa Fe, con 26 salas para reuniones

• Hilton Mexico City Reforma, con 18 salas para reuniones
• Hotel Sheraton Mexico City Maria Isabel, con 30 salas para reuniones
• The Ritz-Carlton, Cancun, con 10 salas para reuniones
• The Grand at Moon Palace Cancun, con 14 salas para reuniones

• Camino Real Mexico Aeropuerto, con 11 salas para reuniones
• InterContinental Presidente Mexico City, con 13 salas para reuniones
• Hotel Royal Pedregal, con 18 salas para reuniones

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Finalmente…

Has visto las diversas funciones y responsabilidades a cargo de un gerente de servicios de convención que hacen posible el éxito de estos grandes eventos.

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